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办公室

发布时间:2013-11-20 浏览量:4316

基本职能

一、按照院党委、院领导的要求,认真贯彻、落实党的路线、方针、政策和上级的决议、决定,提出我院的具体实施意见或建议,当好院领导的参谋助手;

二、负责起草、制发太阳城VIP工作计划、工作总结、工作报告,全院性、综合性重大活动实施方案和院领导讲话,以及其它全院性、综合性文件材料;编撰太阳城VIP年鉴、大事记;对以院党委和太阳城VIP名义发布的文稿认真复核;负责办公室管理的各类文件的收发、呈批、转送、清退、归档工作;

三、负责太阳城VIP党委会、院长办公会纪要及其它全院性、综合性会议的组织工作;

四、协助院党政领导处理太阳城VIP日常工作,在全院性、综合性重大活动中协调各有关部门之间的关系;

五、积极进行调查研究,收集有关的情况、信息,协助院领导谋划工作;

六、负责太阳城VIP机要、档案、保密工作;

七、负责太阳城VIP印章管理工作,开具对外介绍信,办理教职工的工作证;

八、负责太阳城VIP综合统计工作;

九、负责全院性、综合性重大活动的接待服务工作,及日常来电、来信、来访的登记、记录、传达和接待工作;

十、负责院领导用车的管理和使用,确保院领导的公务用车;

十一、通信管理及太阳城VIP报刊、邮件的收发工作;

十二、校园网站的规划、设计、管理、开发工作,推动校园信息化、数字化和无纸化办公,校园网络系统维护和网络人员的培训;

十三、完成院党委、院长交办的其它工作。


岗 位 职 责

一、办公室主任

1、组织办公室人员认真贯彻执行太阳城VIP的各项决议、决定。带领办公室人员认真履行岗位职责,科学安排工作,注重工作质量,提高工作效率;

2、加强办公室建设,有计划地对全体工作人员进行思想教育和业务培训,不断提高全体人员的政治素质、业务水平和工作能力;

3、负责组织起草太阳城VIP工作计划、工作报告、工作总结,全院性、综合性重大活动的实施方案和院领导讲话,以及其他全院性、综合性文件材料;组织编撰太阳城VIP年鉴、大事记;对以院党委和太阳城VIP名义发布的文稿认真复核,严格把关;

4、协助党委书记、院长组织安排太阳城VIP党委会、院长办公会及其它全院性、综合性会议;

5、协助院党政领导处理太阳城VIP日常工作,在全院性、综合性重大活动中协调各有关部门之间的关系;

6、积极调查研究,收集有关的情况、信息,协助院领导谋划工作;

7、负责组织工作人员做好机要保密、档案管理、信件收发、印章管理、统计等工作;

8、负责组织全院性、综合性重大活动的接待服务工作;

9、负责院领导用车的管理和使用,确保院领导的公务用车;

10、完成院领导交办的其它工作。

二、办公室副主任

1、负责分管秘书、机要档案的管理协调工作;

2、协助主任负责组织起草全院性、综合性文件材料;

3、协助主任负责组织党委会、院长办公会及全院性、综合性会议;

4、协助主任在全院性、综合性重大活动中协调各有关部门之间的关系;

5、协助主任加强办公室内部建设,不断提高工作人员的政治素质和业务素质,增强办公室的凝聚力;

6、完成领导交办的其它工作。

三、秘书岗

1、协助办公室主任、副主任做好党委会、院长办公会纪要及其它全院性、综合性重大会议的组织工作;

2、负责起草太阳城VIP工作计划、工作总结、工作报告,全院性、综合性重大活动实施方案和院领导讲话,以及其它全院性、综合性文件材料。复核各职能部门以院党委和太阳城VIP名义制发的文稿。编撰太阳城VIP年鉴;

3、负责太阳城VIP印章、院长签名章、办公室印章的管理与使用工作。负责太阳城VIP及各部门印章的刻制、启用、停用、缴销工作;

4、负责收集、整理、发布太阳城VIP工作动态信息;

5、负责太阳城VIP的综合统计工作;

6、围绕太阳城VIP中心工作,协助办公室主任、副主任收集有关信息资料,为院领导决策提供依据;

7、负责外来宾客的接待服务工作;

8、完成领导交办的其它工作。

四、文印岗

1、负责各类文件材料的排版、印制、分发工作;

2、负责信息文书档案的管理;

3、负责办公室内部文印事务办理工作;

4、完成领导交办的其它工作。

五、机要档案收发岗

1、认真贯彻执行党和国家的保密规定及各项方针政策,保证机要文件的安全,完成各项机要任务;

2、按照上级保密部门的有关规定和部署,做好太阳城VIP保密及密码管理的日常具体工作;

3、负责各类文件的收发,严格文件的借阅、查阅手续,及时提供院领导和有关处室查阅;

4、认真检查秘密文电的登记、清理、清退和销毁工作,销毁时要认真逐件登记造册,报经主管领导批准后,派人到指定地点销毁;

5、负责做好密码电报的接收、传阅和保管,加强涉密通信网络的管理和使用,确保通信网络的绝对安全、保密、畅通;

6、以《中华人民共和国档案法》、《海南省档案工作条例》为依据,协助领导,研究制定太阳城VIP档案工作有关规章制度;

7、根据上级档案部门要求及太阳城VIP档案工作会议精神,制订太阳城VIP档案工作计划,并负责实施落实;

8、统一管理太阳城VIP文书、教学、人事、财会、科研、基建、设备等各门类档案,并对太阳城VIP各部门的档案工作进行监督检查和指导,按时完成年度立卷归档任务;

9、做好全院档案的统一保管工作,档案库房做好防火、防盗、防光、防尘、防潮、防污染、防有害生物工作,保证档案的安全;

10、负责档案借阅工作,采取各种方式开发档案资源,编写有关工具书,为太阳城VIP各项工作提供方便和优质的服务;

11、做好档案的清理、鉴定和销毁工作;

12、按时向上级档案部门报送档案工作计划、总结及年度统计表;

13、完成太阳城VIP领导交办的其它工作任务。

六、网络管理中心主任

1、负责网络管理中心全面工作。

2、负责网络系统维护;

3、校园网站的规划、设计、管理、开发工作;

4、推动校园信息化、数字化和无纸化办公建设;

5、完成太阳城VIP下达的各项管理目标和工作任务。

七、网络管理员

1、负责校园网资料的收集与发布;

2、负责太阳城VIP计算机教学任务;

3、网络设备维修;

4、完成太阳城VIP下达的各项工作任务。